Das organisierte Büro in 8 Schritten

February 19th, 2010 Permalink

In den letzten Jahren begannen unzählige Organisationen, insbesondere Produktionsbetriebe auf Lean Management zu setzen, um Muda (Verschwendung) aus ihren Produktionshallen zu verbannen.

Aufbauend auf den 7 Todsünden der Verschwendung (YouTube) brachen Produktionsleiter mit Kaizen im Rucksack auf zur Suche nach Muda und Eliminierung derselben. Wurde das richtig und gut gemacht, konnten signifikante Verbesserungen in kurzer Zeit beobachtet werden, welche heute noch anhalten.

Heutzutage wird es immer wichtiger die Verwaltungen solcher Produktionsbetriebe ebenfalls einer solchen Aktivität zu unterziehen.

Warum ist das so? Weil Kunden bessere Produkte und Dienstleistungen zu geringeren Preisen möchten, das ganze natürlich auch schneller als üblich. Aus Kundensicht beginnt die Uhr mit dem Absenden der Bestellung an zu ticken und hört erst auf, wenn das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Somit lohnt sich ganz gewiss ein Blick über den Horizont des Produktionsalltags hinaus.

Muda im Office

In der Produktion ist Lean Management ein alter Hut und bereits sehr gut etabliert. In der Verwaltung und Administration von Organisationen ist das noch nicht der Fall. Ein Grund ist sicher, dass dieser Bereich noch nicht so viel Aufmerksamkeit erhielt wie der Produktionsbereich, nicht zuletzt weil hier die größten Potentiale lagen.

Auf Produktionsseite verarbeiten wie Material und Teilerzeugnisse zu neuen Produkten. Der Fluß ist klar umrissen, wir können mit dem einzelnen Bauteil förmlich durch die Produktionsstufen wandern. Im Büro, mit all den unterschiedlichsten Tätigkeiten, Informationen und Interaktionen ist der Arbeitsfluß ganz und gar nicht so einfach zu durchschauen. Möchten wir unser Büro also von Muda befreien müssen wir einen anderen Blick auf die Prozesses werfen. Diesen Blick kann man sich aneignen. Wie das geht beschreibe ich diesen Blog Post.

Was ist Muda?

Im weitesten Sinne, kann Muda in jeder Operation oder Aktivität gefunden werden, die dem Endprodukt oder der Dienstleistung Mehrkosten auferlegt, ohne erkennbaren Mehrwert für den Kunden zu erzeugen. Betrachten wir administrative Aufgaben und Prozesse, so könnten folgende Aktivitäten potentielle Kandidaten sein:

  • die Bewegung und Sortierung von Unterlagen
  • Ablage von Unterlagen
  • Wiederkehrende Tätigkeiten gleicher Art
  • Wiederholung aufgrund von Fehlern
  • Warten auf Freigaben von Dokumenten oder Tätigkeiten
  • Unnötige Überprüfung getaner Arbeit
  • Ineffiziente Workflows
  • Veraltete und inadequate Software

Ein strategischer Ansatz zur Beseitigung von Quellen der Verschwendung würde, ebenso wie im Produktionsbereich, zu folgenden positiven Auswirkungen führen:

  • Reduzierung der Verarbeitungszeiten, schnelle Antwortzeiten auf Kundenanfragen
  • Eliminierung aller unnützen Aktivitäten
  • Einfache, logische und schnell zu erlernende Arbeitsprozesse
  • Reduzierung von Fehlern und damit verbundener Mehrarbeit
  • Ständige Verbesserung durch das Team
  • Geringere Kosten
  • Hohe Moral und Leistungsfähigkeit des Teams

Wo fangen wir an?

Ein guter Ausgangspunkt sind immer Kernprozesse. Typischerweise gibt es in einem Unternehmen nicht so viele. Beispiele für Kernprozesse könnten die Auftragsbearbeitung oder die Produktentwicklung sein. Diese Prozesse untersuchen wir auf die Erfüllung Deiner subjektiven Erwartungshaltung hinsichtlich Qualität, Kosten und Zeitaufwand.

Zur Unterstützung sollten stets abstrahierte Flußdiagramme zur Hilfe genommen (Du hast doch welche, oder?) und die jeweilgen Prozess Owner (auch die existieren in Deiner Firma, nicht wahr?) hinzugezogen werden. Mit Hilfe der Diagramme besteht für alle beteiligten ein gemeinsames Verständnis für den aktuellen Prozessablauf und welche funktionalen Bereiche verantwortlich für welche Teilprozesse sind.

Anschließend müssen wir nur noch ein messbares Ziel und einen Zeitplan für die Prozessoptimiertung definieren. So etwas könnte beispielsweise lauten: “Beantwortung von 95% aller Kunden anfragen innerhalb von 12 Studen bis zum Ende des zweiten Quartals”.

Techniken und Werkzeuge

Als Kenner des Kaizen möchte ich daher besonderes Augenmerk auf folgende Werkzeuge zur Identifikation von Muda legen:

  1. Analyse der Wertschöpfungskette
  2. Prozessmodellierung
  3. Pareto-Analyse und Fischgretendiagramme
  4. Theory of Constraints (von SixSigma)

Zu den empfehlenswerten Techniken zur Beseitigung von Muda gehören:

  1. Value Stream Mapping
  2. One Piece Flow Processing
  3. Prozesse mit minimalen Fehlerquellen (Poka Yoke)
  4. Das sog. Cellular Processing

Diese acht Schritte sind der Schlüssel zum Lean Office.

Extrem wichtig ist bei der Implementierung der ausgewählten Strategie, das Du stets den gesunden Menschenverstand anwendest und nicht gegen ihn arbeitest.

Fazit

Das war ein kurzer Exkurs in das Lean Office, welches immer wichtiger wird um den Kreislauf der Optimierungsbemühungen, welche in der Produktion begannen, zu schließen.

Zusätzlich ist es enorm empfehlenswert, zusätzliche Anstrengungen im Bereich der Führungsqualität, der Selbstbestimmung und der Stärkung von Partnerschaften mit Lieferanten zu unternehmen, da hier ganz enorme Verbesserungspotentiale verborgen liegen.

Ausführlicher möchte ich an dieser Stelle ausdrücklich nicht werden, da sich ganze Bücher mit diesem Thema befassen und neben dem Kaizen-Aspekt insbesondere soziale und politische Betrachtungen eine wichtige Rolle spielen.

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