Simplicity is the ultimate sophistication. { Leonardo da Vinci }

Erinnerst Du Dich an Deine erste Präsentation? Wie war das Feedback? Hast Du überhaupt welches erhalten? Was hast Du in den Gesichtern der Anwesenden gelesen? Hast Du die Gesichter der Anwesenden gelesen? Hattest Du den Eindruck, Deine letzte Präsentation war richtig gut? Hat Dir das jemand gesagt, oder ist das Deine Meinung?

Meine erste Präsentation war zwar kein Disaster aber auch nicht wirklich gut. Zu schnell geredet, zu viel Text auf den Slides, die Botschaft zum falschen Zeitpunkt vermittelt und außerdem war sie viel zu lang. { nicht die Botschaft, die Präsentation }

Das Leid ist groß. Auf beiden Seiten.

Zuhörer wie Vorträger, selten freuen sich beide auf eine Präsentation. Die Gründe sind vielfältig, doch in der heutigen Zeit, welche von PowerPoint oder seinem coolen Cousin Keynote bestimmt wird, haben beide möglicherweise vor sehr langer Zeit das letzte mal eine wirklich beeindruckende Präsentation gesehen. Und wenn sich nichts ändert, warum sollte diese dann besser werden?

Erzähl’ Deine Geschichte.

Drei Grundprinzipien einer guten Präsentation sind Einfachheit, Zurückhaltung und Natürlichkeit. Das Ziel muß sein mit mehr Klarheit, Schönheit, Intelligenz und Integrität zu präsentieren. Unter diesen Gesichtspunkten sind wir einer Geschichte schon viel näher.

Eine Präsentation ist keine Lehrveranstaltung, kein Ersatz für ein Arbeitsmeeting aber auch kein Forum für Alleinunterhalter. Du präsentierst, um Deine Botschaft zu vermitteln, Deine Idee, Deine Kultur. Du möchtest überzeugen, unterhalten, und gewinnen.

Mit einfachen Methoden kannst Du Deine Technik verbessern, die Medien besser nutzen und das Publikum binden. So erreichst Du Dein Ziel.

Der Auftrag

Im Jahr 2005 erhielt ich den Auftrag, die Prozesse für die Logistik und die Produktentwicklung eines mittelständischen Unternehmens zu untersuchen und gegebenenfalls zu optimieren. Nachdem das Projektteam sich auf einen Maßnahmenplan einigen konnte, ging es nun um die Implementierung.

Da umfangreiche organisatorische Änderungen notwendig waren und die Kernbereiche identifiziert wurden, mußten wir die Führungskräfte der Bereiche von unserem Plan überzeugen. In einigen Fällen mußten Teams neu zusammengestellt, alte Positionen gestrichen und neue geschaffen werden. Wir beschlossen, eine Präsentation vorzubereiten, die alle Führungskräfte aller Bereiche (nicht die der betroffenen) anspricht und ihnen die Entscheidungsfindung, welche dem Maßnahmeplan zugrunde lag näher bringt.

Diese Präsentation möchte ich Dir vorstellen, um zu zeigen, daß für ein emotionales Thema eine emotionale Geschichte notwendig ist.

Die Geschichte

Vor der Erstellung der Präsentation müssen wir uns fragen:

• Welche Zielgruppe sprechen wir an?
• Welche Botschaft möchten wir vermitteln?
• Welche Stimmung möchten wir erzeugen?

Das Storyboard

Grundsätzlich empfehle ich, immer mit Papier und Bleistift zu beginnen und nicht mit dem Öffnen von PowerPoint oder Keynote. Versetze Dich in kreative Stimmung, versetze Dich in die Lage des Publikums und erzähle Deine Geschichte. Zeichne die einzelnen Kapitel der Geschichte auf und formuliere sie in Bildern. Bedenke, diese Präsentation richtet sich nicht an die Geschäftsführung, das wäre ein anderes Thema.

Desweiteren wurde ein umfangreiches Handout vorbereitet, welches wir nach der Präsentation ausgegeben haben. In diesem Handout sind alle Fakten und Details enthalten, die in der Geschichte nicht erzählt wurden.

Der Vortrag

In den 45 Minuten habe ich lediglich 11 Slides benötigt (die erste ist nur das Cover). Somit blieben mir etwa 4 Minuten pro Slide um meine Geschichte zu erzählen. Damit war das Tempo nicht zügig aber auch nicht langsam.

Unser Maßnahmeplan wurde in drei Kapitel aufgeteilt. Zu Beginn zeigten wir die Ausgangssituation (The journey) auf und machten deutlich, dass eine aktive Herangehensweise an die Fragestellung der richtige Weg war (You have to make it happen) und im Anschluß an die vollbrachte Leistung die Reise noch nicht vollendet ist, sondern wieder von neuem beginnen kann (Reflect).

Auf den nächsten vier Slides erzählten wir, welche Schritte wir unternahmen und zu welchen Erkenntnissen wir gekommen sind, beispielsweise, daß ein extrem großer Bedarf an der Vereinfachung von Prozessen bestand (Desire). Da die Straffung von Prozessen oftmals zu Personalabbau führen kann, haben wir bewußt die gezielte Nutzung des Wissens der hochqualifizierten MitarbeiterInnen des Unternehmens herausgestellt um die Angst vor Verlust von Einfluß und sogar des Arbeitsplatzes zu zerstreuen.

Der Höhepunkt unserer Geschichte ist die Frage, wie es weitergeht (Veni, vidi, what now?). Hier haben wir bewußt auf Diagramme verzichtet, da es die Aufgabe der Geschäftsleitung ist, diese Maßnahmen im einzelnen zu vermitteln. Das die anstehenden Veränderungen aber nicht ohne die Kooperation der MitarbeiterInnen durchgeführt werden können haben wir es nicht versäumt an die Motivation der Mitarbeiter zu appelieren (Commit).

Die Slides

Das Ergebnis kannst Du als PDF herunterladen oder gleich hier anschauen: