Viele Leute fragen sich das. Ist es die Art, wie wir den Inhalt präsentieren? Ist es die Art wie der Inhalt zusammengestellt wurde? Ist es die Art wie Sie den Inhalt strukturieren?

Ich weiß das es Zeiten gab, als Sie eine Präsentation durchführen sollten und hinterher zu sich selbst sagten: was für eine Zeitverschwendung. Doch warum war das so?

Eine gute Präsentation ist eine Kombination aus drei Elementen: Inhalt, Design und Vortrag. Versuchen Sie einige Tipps dieses Artikels anzuwenden und Sie werden merken, daß Sie und Ihrer Zuhörer viel mehr aus Ihren Präsentationen mitnehmen als zuvor.

Inhalt, Design und Vortrag

Wie gerade erwähnt: Inhalt, Design und Vortrag sind die drei Bestandteile einer Präsentation und damit Grundlage einer guten Leistung.

Der Inhalt wird bestimmt durch die Recherche und Aufbereitung des vorzutragenden Materials. Design kann als Architektur der Slides und des grafischen Materials angesehen werden. Der Vortrag, schließlich, bestimmt, mit welcher Botschaft Sie die Inhalte präsentieren. Eine großartige Präsentation ist eine Synergie dieser drei Elemente. Sie wird nur mittelmäßig, wenn eines drei Elemente mittelmäßig realisiert wurde.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben nicht genug Sorgfalt bei der Recherche und der Aufbereitung der Inhalte walten lassen, jedoch viele Stunden in das Design investiert. Was wird passieren, wenn Sie vor die Zuhörerschaft treten? Sie wird nicht interaktiv sein, denn Sie wissen nicht mehr als das, was in der Präsentation steht. Die Zuhörer werden mehr Aufmerksamkeit auf die aufwendigen Animationen und Klänge richten und weniger auf den Inhalt. Und wenn jemand aus dem Publikum eine Frage stellt, laufen Sie Gefahr, sie nicht beantworten zu können, was sich nachteilig auf Ihre Glaugwürdigkeit auswirkt. Das Publikum wird außerdem wenig aus der Präsentation mitnehmen und Sie werden als unprofessionell angesehen. Durch die richtige Kombination von Inhalt, Design und Vortrag werden Sie eine großartige Präsentation halten.

Wie komme ich zu einer großartigen Präsentation?

Zunächst müssen Sie sich auf den Inhalt konzentrieren, anschließend entwerfen Sie eine Architektur für den Inhalt und erarbeiten eine Strategie für den Vortrag der Präsentation.

Der Inhalt

Es gibt ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie den Inhalt aufbereiten. Zunächst einmal müssen Sie gründlich recherchieren und die Inhalte in logischen Gruppen zusammenfassen. Anschließend entwerfen Sie eine Architektur für die Inhalte.

Viel zu oft versäumen Vortragende diese Punkte zu beachten. Am Abend vor der Präsentation kramen sie schnell ein paar Inhalte zusammen und versuchen eine großartige Präsentation zu erstellen. Manchmal wird sogar versucht, ein paar weitere Punkte in letzter Minute einzufügen.

Um diese Probleme zu vermeiden, fasse ich die drei Schritte zusammen, die notwendig sind, um den Inhalt angemessen aufzubereiten:

1. Recherchieren Sie gründlich und nehmen Sie sich viel Zeit dafür (nicht selten über 60% der Zeit).
2. Gruppieren Sie die Inhalte zu logischen Gruppen.
3. Erstellen Sie eine Gliederung für die Inhalte.

Eine Gliederung sollte sorgfältig ausgearbeitet sein, denn sie hat große Auswirkung auf den Vortrag und die Botschaft, die Sie in diesem übermitteln möchten.

Das Design

Sobald Sie eine Gliederung erarbeitet haben, können Sie sich dem Design zuwenden. Es gibt eine ganze Reihe von Präsentationsprogrammen, die oftmals eine reichhaltige Bibliothek mit Vorlagen beinhalten. Dennoch sollten Sie eine Vorlage selbst erstellen, sofern nicht schon vorhanden, um den Wiedererkennungswert zu steigern.

Das Design einer Präsentation sollte auf den Inhalt abgestimmt sein. Allerdings gibt es dabei ein paar Punkte zu beachten, denn in der Regel vermitteln Sie mit der Präsentation Fakten, entweder in grafischer oder Textform.

Bei der Präsentation von Text ist es wichtig, nicht zu viel Text zu verwenden. Das Publikum soll Ihre Präsentation nicht lesen und Sie wollen nicht Ihre Präsentation vorlesen. Legen Sie Wert auf prägnante Formulierungen, Aussagen und Schlagworte. Weniger ist hier in jedem Fall mehr. Denken Sie daran, daß Sie niemanden langweilen wollen. Müssen Sie dennoch unbedingt wichtige Inhalte mitgeben, so können Sie diese als Anhang der Handouts ausliefern.

Präsentieren Sie jedoch viele Grafiken sind die Überschriften der einzelnen Folien wichtig. Arbeiten Sie ausgiebig an den Überschriften, die aussagen, was die Grafik beschreibt. Es soll klar sein, was das Publikum sich gerade ansieht, ohne eine ausführliche Erläuterung lesen zu müssen.

Oftmals wechseln sich Text und Grafik ab. Versuchen Sie Abwechslung zu schaffen indem Sie Text und Grafik in Abständen abwechseln, sofern möglich. Außerdem sollten Sie niemals Bezug auf eine zuvor gezeigte Grafik nehmen, da sich das Publikum oft nicht mehr detailiert daran erinnern kann oder beginnt in den Handouts zu blättern, was den Präsentationsfluß stört.

Schließlich sollten Sie im Design beachten, daß die Agenda Ihrer Präsentation stets sichtbar ist, damit das Pulikum nicht den Faden verliert. Oftmals genügt eine kleine Referenz in der Fußzeile oder am Rand der Präsentation, die den aktuellen Abschnitt identifiziert.

Der Vortrag

Einer Präsentation geht die Abstimmung über den Verlauf des Meetings voraus. Sie müssen wissen, wann Sie welche Botschaft vermitteln. Nur weil Sie gerade vortragen, heißt das nicht, daß Ihr Publikum auch zuhört.

Kommunizieren Sie klare Ziele, die Sie mit dieser Präsentation erreichen möchten. Ihr Publikum muß erfahren, welche Inhalte Sie in welcher Reihenfolge präsentieren möchten, welche Logik Sie verfolgen.

Vor der Präsentation, idealerweise zum Zeitpunkt der Terminvereinbarung, sollten Sie sich über die Räumlichkeiten, über die Umgebung in der Ihr Vortrag stattfinden wird informieren. Werden Sie einen Beamer verwenden, sollten Sie beachten, daß Sie entweder das Notebook oder den Prösentationsrechner so positionieren, daß Sie das Bild immer im Blick haben, ohne sich vom Publikum abwenden zu müssen. Alternativ können Sie auch Handzettel vorbereiten, die Sie während der Präsentation verwenden.

Die Situation

Bis jetzt haben wir über die Vorbereitung und den Vortrag selbst gesprochen. Ein wichtiger Aspekt ist die Situationsbetrachtung:

• Was ist der Zweck der Präsentation?
• Wem präsentieren Sie?
• Was ist das angestrebte Resultat Ihrer Präsentation?
• Wo findet die Präsentation statt?

Gehen wir den Punkten auf den Grund.

Was ist der Zweck der Präsentation?

Warum machen Sie die Präsentation? Beantworten Sie diese Frage möglichst detailiert und Sie haben den Zweck indentifiziert.

Zunächst einmal geht es um den Themenbereich, um das Was Ihrer Präsentation. Was möchten Sie ansprechen und besprechen? Die aktelle Unternehmenssituation? Die negative Presse in der Lokalzeitung? Die Änderung des Intranetauftritts?

Es ist essentiell herauszufinden, wie eng oder weit gesteckt das Themenfeld der Präsentation ist, und auch wie tief Sie in die Thematik einsteigen sollten oder müßten. Dazu gehört auch, Dinge zu identifizieren, die Sie nicht ansprechen sollten, welche Gründe es dafür auch immer geben mag.

Als nächstes kümmern wir uns im das Warum Ihrer Präsentation. Warum machen Sie diese Präsentation? Zur Informationsvermittlung? Als Training? Als Motivationsveranstaltung oder zur Unterhaltung?

Die Antwort auf die Warum-Frage ist nicht immer einfach zu erhalten, manchmal gibt es gar keine Antwort darauf. Allerdings könnten Sie auch einfach mal nachfragen, sollte der Grund einer Präsentation nicht klar sein, schließlich möchten Sie nicht von versteckten Agendas oder unkaren Erwartungen überascht werden.

Wem präsentieren Sie?

Die Antwort auf die Frage mach einfach zu finden sein, insbesondere wenn Sie die Zielgruppe bereits kennen. Stellen Sie sicher, daß Sie bereits vorher erfahren, wieviel Vorwissen das Publikum aufweist. Hilfreich kann ein Rollentausch sein:

• Warum nehme ich an dieser Präsentation teil?
• Welche Erwartungen habe ich an diese Präsentation?
• Was kommt mir zum Präsentationsthema in den Sinn?

Wenn Sie sich nicht vorstellen können, wie Ihr Publikum auf diese Frage antworten würde, so haben Sie vielleicht noch keine genaue Vorstellung um wen es sich handelt. Finden Sie mehr über die Zielgruppe heraus, um diese Fragen genauer beantworten zu können.

Was ist das angestrebte Resultat Ihrer Präsentation?

Wird das Publikum sein Verhalten nach der Präsentation verändern? Was soll passieren, nachdem Sie Ihre Präsentation gehalten haben? Wie können Sie messen, ob Ihre Präsentation erfolgreich war?

Wenn Sie den Zweck der Präsentation kennen (Was-Frage), sollten Sie wenig Probleme haben, eine Antwort auf diese Frage zu finden.

Wo findet die Präsentation statt?

Die Frage sagt eigentlich alles, führt aber schnell zu weiteren Fragen, die Sie unbedingt im Vorfeld klären sollten:

• Wie groß ist der Vortragsraum?
• Welches Layout liegt der Bemöbelung und der Gestaltung des Raumes zugrunde?
• Wo werden Sie sich in diesem Raum befinden?
• Über welche technisch Ausstattung verfügt der Raum (Beamer, Mikrofon, etc.)?
• Welche elektrischen Anschlüsse sind für Ihre Ausrüstung (z.B. Laptop) verfügbar?
• Werden Sie über eine Intranet-/Internet-Verbindung verfügen?
• Wie sind die Beleuchtungsbedingungen?
• Wie steht es um Heizung und Klimaanlage?
• Gibt es Fenster in diesem Raum? Werden Sie Auswirkungen auf das Publikum und den Vortrag haben?
• Handelt es sich um einen leisen oder lauten Raum? Könnte es Unterbrechungen durch äußere Einflüsse geben?

Möglicherweise werden Sie nicht alle Fragen beantworten können. Versuchen Sie dennoch zuvor eine Begehung der Örtlichkeiten zu arrangieren. Eine abschließende, und nicht weniger wichtige Frage ist: Wieviel Zeit habe ich für die Präsentation?

Fazit

Es gibt eine ganze Reihe Literatur, die sich mit verschiedenen Aspekten von Präsentationen befaßt. Dieser Artikel soll Ihnen einen kleinen Überblick über die unterschiedlichen Facetten verschaffen. Ziehen Sie einige dieser Punkte für die nächste Präsentation heran und Sie werden sich einer großartigen Präsentation nähern.